Der Präsident leitet die Abstimmung mit einer Mail an alle Vereine ein und veröffentlicht auf der NPV Seite einen Beitrag der auf die Abstimmung hinweist.

Die Vereine haben bis zum Ende der gesetzten Abgabefrist die Möglichkeit  ihre Stimme abzugeben.

Antworten sollen an die Geschäftsstelle geschickt werden. Antworten, die bei Vorstandsmitgliedern oder an anderen Personen im NPV eingehen,  werden im Original an die Geschäftsstelle weitergeleitet.  

Jeder Verein der an der Abstimmung teilgenommen hat erhält eine Betätigungsmail zur Kontrolle zurückgeschickt. Antworten per Brief oder Fax werden eingescannt und ebenfalls an die Vereine als Bestätigung zurückgeschickt.

Die Antworten der Vereine und die Bestätigungen an die Vereine werden zusammen mit der Auswertung der Abstimmung in der Geschäftsstelle gesammelt und archiviert. Spätestens nach Ablauf der Frist zur Stimmabgabe werden die Antworten ausgewertet und das Ergebnis veröffentlicht. Die Veröffentlichung von Zwischenergebnissen ist zulässig.